Hoe Peppol gebruiken?
Met Peppol verzendt en ontvangt u elektronische facturen veilig en gestructureerd. Zo doet u snel en efficiënt zaken met klanten en leveranciers in België én de rest van Europa.
Stappenplan
01
Kies je e-facturatieoplossing
Om Peppol te gebruiken, heb je een erkende Peppol Access Point nodig. Gebruik dus een oplossing voor e-facturatie die al gekoppeld is aan een erkend Peppol Access Point. Deze tools regelen de technische kant voor jou.
04
Verstuur je e-factuur via het Peppol-netwerk
Maak je factuur aan zoals gewoonlijk. Als je klant op het netwerk zit, wordt de factuur automatisch verzonden via peppol. Zo komt ze veilig en snel aan.
02
Registreer je op het Peppol-netwerk
Je provider registreert jouw bedrijf op het Peppol-netwerk. Je ontvangt een unieke Peppol-ID, gekoppeld aan je ondernemingsnummer. Dankzij deze registratie kunnen andere bedrijven jou eenvoudig vinden en elektronische documenten sturen.
05
Volg verzending eenvoudig op
Na verzending kun je in je e-facturatieoplossing opvolgen of de factuur goed is afgeleverd. Zo vermijd je fouten, vertragingen en misverstanden.
03
Controleer je klantgegevens
Wil je een factuur versturen via peppol? Dan controleert je software automatisch of je klant actief is op het peppol-netwerk. Dit gebeurt meestal via het btw- of ondernemingsnummer.
Peppol Acces Point
Wat is een Access Point?
Een Peppol Access Point is als een digitale toegangspoort tot het Peppol-netwerk. Bedrijven kunnen niet rechtstreeks communiceren via Peppol: ze hebben een erkende tussenpartij nodig die de verbinding tot stand brengt.
Die tussenpartij is het Access Point. Je kunt het vergelijken met een postkantoor voor e-facturen. Jij levert je factuur aan via je software, en het access point zorgt dat die veilig en correct bij de ontvanger terechtkomt.
Belangrijke kenmerken:
-
Elk bedrijf op Peppol is gekoppeld aan een Access Point.
-
Alleen gecertificeerde Access Points mogen communiceren via het netwerk.
-
De meeste oplossingen voor e-facturatie werken automatisch met een ingebouwd Access Point.
-
Access Points controleren het formaat en de correctheid van je factuur.
Hoe ziet een e-factuur eruit?
Een echte e-factuur die via Peppol wordt verstuurd, is geen pdf of Word-bestand. Het gaat om een gestructureerd digitaal bestand in het UBL-formaat (Universal Business Language).
Wat is UBL precies?
Het is een XML-bestand dat alle factuurgegevens bevat. Doordat de structuur vastligt, weet de software exact waar welke informatie staat. Hierdoor vermijd je fouten en kan de factuur meteen in het boekhoudsysteem van je klant verwerkt worden.
Je hoeft trouwens zelf niets van XML of UBL te kennen: jouw oplossing voor e-facturatie zet je factuur automatisch om naar het juiste formaat.
Waarom is UBL beter dan PDF?
Een PDF-factuur moet meestal handmatig worden ingevoerd, met risico op fouten of ontbrekende informatie. Een UBL-factuur daarentegen wordt automatisch verwerkt door boekhoudsoftware, zonder tussenkomst van een medewerker.
Het formaat is volledig gestandaardiseerd, bevat alle wettelijke gegevens én voldoet aan de Peppol-vereisten. Kort gezegd: UBL is sneller, veiliger en toekomstgericht.
Voordelen?
Waarom zou je de overstap maken naar Peppol?
Snel en correct:
Facturen worden in enkele seconden afgeleverd, zonder vertraging of tussenkomst. Dankzij de gestandaardiseerde structuur (UBL) zijn alle gegevens meteen correct.
Automatisch verwerkt:
Inkomende facturen worden automatisch ingelezen in je boekhouding. Geen manueel werk meer, dus minder kans op fouten en tijdverlies.
Veilig en betrouwbaar:
Peppol voldoet aan de beveiligingsnormen. Je facturen worden enkel uitgewisseld tussen erkende, gecontroleerde partijen.
Toekomstgericht:
Het netwerk ondersteunt internationale facturatie en sluit perfect aan bij Belgische regelgeving. Bovendien wordt peppol binnenkort de standaard voor alle bedrijven.
